KI-Telefonassistent für Physio-, Ergo- und Logopädie-Praxen
Praxis-Empfang nimmt Anrufe und Chat-Anfragen an, fragt nach der Verordnung und legt Ihrem Team jedes Anliegen geordnet vor, mit Frist und dem Vermerk, was noch fehlt.
Stand der Pilotphase: Pilotpraxen starten mit dem Chat auf ihrer Website. Das Telefon ist in der Beta: Echte Anrufe nimmt Praxis-Empfang in Ihrer Praxis erst an, wenn die EU-Verträge für Sprache und Telefonie stehen.
Physiotherapie am Lindenhof
Chat · Sonntag, 21:47
KI-Assistent der Praxis Physiotherapie am Lindenhof – kein Mensch, keine medizinische Beratung
Patientin: Ich habe ein Rezept über 6x Krankengymnastik vom 16.09. und bin gesetzlich versichert.
Praxis-Empfang: Die Behandlung muss spätestens am Mittwoch, 14.10.2026 beginnen (28 Tage nach dem Ausstellungsdatum). Das sind noch 3 Tage. Wie ist Ihr Name?
Postfach · Montag, 07:30
Terminanfrage
Frist bis 14.10.Marta Nowak
Das Problem
Niemand ist frei, der Anruf landet auf der Mailbox. Viele Anrufende versuchen es dann bei der nächsten Praxis.
Auf der Mailbox steht nur „Bitte um Rückruf wegen Termin“. Beim Rückruf fehlen Verordnung, Anzahl und Ausstellungsdatum, und Ihr Team ruft ein zweites Mal an.
Mit einer gesetzlichen Verordnung muss die Behandlung innerhalb von 28 Tagen beginnen, bei „dringlich“ innerhalb von 14. Bleibt eine Anfrage liegen, ist die Frist schnell vorbei.
So funktioniert es
Im Chat auf Ihrer Website, zu jeder Uhrzeit. Oder am Telefon: Anrufe, die Sie nicht annehmen können, leiten Sie an Praxis-Empfang weiter, sobald das Telefon für Ihre Praxis freigegeben ist.
Es beantwortet Fragen aus Ihren Praxisangaben. Für einen Termin fragt es nacheinander, was Ihr Team braucht: Verordnung, Heilmittel, Anzahl, Ausstellungsdatum, Versicherung, Kontakt und Wunschzeiten. Die Frist rechnet es aus. Zum Schluss liest es alles vor und lässt es bestätigen.
Das Anliegen steht im Postfach Ihres Teams, sortiert nach Frist. Ihr Team bucht den Termin in Ihrer Praxissoftware und ruft zurück. Die Buchung in Zeiten, die Sie freigeben, ist in Vorbereitung.
Was Ihr Team sieht
Jedes Anliegen kommt geordnet an: wer, worum es geht, über welchen Kanal und bis wann. Die Frist für den Behandlungsbeginn berechnet Praxis-Empfang aus der Verordnung. Fehlt etwas, steht es dabei.
Anliegen
| Fälligkeit | Art | Name | Kanal | Eingang | |
|---|---|---|---|---|---|
| Kurzfristige Absage | Absage | Heinz Krüger | Sagt den Termin morgen um 10 Uhr ab. | Telefon | Heute, 07:05 |
| Frist bis 14.10. | Terminanfrage | Marta Nowak | Möchte eine Terminserie Krankengymnastik (6 Behandlungen) vereinbaren. | Chat | Gestern, 21:47 |
| nicht fällig | Terminanfrage | Paul Schröderüber Tim SchröderUnvollständig | Möchte Termine für seinen Sohn, Rezept vom Kinderarzt. | Chat | Gestern, 19:30 |
| nicht fällig | Frage | Jonas Becker | Fragt nach Parkplätzen in der Nähe der Praxis. | Chat | Sa, 10.10., 16:40 |
| nicht fällig | Rückruf | Leyla Aydın | Bittet um Rückruf wegen eines Termins. | Telefon | Sa, 10.10., 11:02 |
Sagt den Termin morgen um 10 Uhr ab.
Möchte eine Terminserie Krankengymnastik (6 Behandlungen) vereinbaren.
Möchte Termine für seinen Sohn, Rezept vom Kinderarzt.
Die Frist, berechnet aus der Verordnung
Terminanfrage · Referenz A-7K3F · Chat
Marta Nowak
Spätester Behandlungsbeginn: Mittwoch, 14.10.2026 – noch 2 Tage
Gesetzlich versichert: Beginn spätestens 28 Tage nach dem Ausstellungsdatum.
Der Vermerk, was noch fehlt
Terminanfrage · Chat
Paul Schröder
UnvollständigUnvollständig – das Gespräch endete vor der Bestätigung
Es fehlen: Telefonnummer oder E-Mail, Versicherung. Bitte beim Rückruf ergänzen.
Die E-Mail, ohne Patientendaten
E-Mail an die Praxis
Neue Terminanfrage im Praxis-Empfang – bald fällig
Art: Terminanfrage
Bald fällig: ja
Neue Anfrage im Praxis-Empfang – Details nach Anmeldung im Dashboard: [Link]. Diese E-Mail enthält bewusst keine Patientendaten.
Oben steht, was bald fällig ist: eine ablaufende Verordnungsfrist, eine kurzfristige Absage oder der Wunsch „so bald wie möglich“. Medizinisch stuft Praxis-Empfang nichts ein.
Ihr Team meldet sich mit einem Link und einem Zwei-Faktor-Code an. Jedes Öffnen eines Anliegens wird protokolliert.
Urlaub oder Aufnahmestopp tragen Sie selbst ein. Ab dem nächsten Gespräch weiß Praxis-Empfang Bescheid.
Einmal im Monat sehen Sie, was Praxis-Empfang getan hat: Gespräche, Anliegen nach Art, der Anteil außerhalb der Öffnungszeiten und die häufigsten offenen Fragen.
Chat und Telefon
Chat und Telefon nutzen dieselben Praxisangaben, dieselben Regeln und dasselbe Postfach. Nur die Art zu sprechen ist verschieden.
Das Telefon startet je Praxis erst, wenn die Verträge mit den Anbietern für Sprache und Telefonie in der EU stehen. Bis dahin zahlen Sie den Chat-Preis.
Für Heilmittelpraxen
Praxis-Empfang ist für Physiotherapie, Ergotherapie und Logopädie gebaut. Die Frist für den Behandlungsbeginn berechnet es mit festen Regeln im Programmcode, nicht mit der KI.
| Verordnung | Behandlungsbeginn spätestens |
|---|---|
| Gesetzlich versichert (Physio, Ergo, Logo) | 28 Tage nach dem Ausstellungsdatum |
| „Dringlicher Behandlungsbedarf“ angekreuzt | 14 Tage nach dem Ausstellungsdatum |
| Entlassmanagement aus dem Krankenhaus | 7 Tage nach der Entlassung, alle Behandlungen innerhalb von 12 Tagen |
| Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse | 14 Tage nach dem Behandlungsbeginn laut Feld 8 (sonst Ausstellungsdatum), bei „dringlich“ 7 Tage |
| Blankoverordnung | wie gesetzlich; gültig höchstens 16 Wochen ab Ausstellung |
| Privat versichert, Beihilfe oder Selbstzahler | keine gesetzliche Frist |
Spätester Behandlungsbeginn, wie Praxis-Empfang ihn berechnet
Wochenenden und Feiertage verlängern die Frist nicht. Pausen und die Gültigkeit laufender Verordnungen prüft Ihr Team.
Praxis-Empfang fragt nie nach Diagnose, Beschwerden oder Befunden und nimmt sie nicht ins Anliegen auf. Nennt jemand trotzdem eine Diagnose, sagt es, dass es sie nicht braucht.
Die Texte der Gespräche löscht Praxis-Empfang nach 14 Tagen. Sie können 0 bis 30 Tage einstellen. Das Anliegen selbst löscht es 30 Tage, nachdem Ihr Team es erledigt hat.
Häufigkeit, Hausbesuch und „dringlich“ legt die verordnende Ärztin oder der Arzt fest. Praxis-Empfang schlägt nichts davon vor.
Alle bekommen denselben festen Hinweis: 112, den ärztlichen Bereitschaftsdienst 116117 und die TelefonSeelsorge. Praxis-Empfang beurteilt keine Beschwerden und entscheidet nicht, ob ein Notfall vorliegt.
Datenschutz
Patientendaten unterliegen der Schweigepflicht. Deshalb ist der Datenschutz Teil des Produkts und kein Nachtrag.
Im Chat steht es dauerhaft über dem Gespräch, am Telefon sagt es die Ansage vor allem anderen. Abschalten lässt es sich nicht.
Am Telefon wird Gesprochenes live in Text umgewandelt. Gespeichert wird der Text, nie der Ton.
Die Antworten erzeugt Claude über Google Cloud Vertex AI in der Region eu. Die Daten liegen auf Servern in Deutschland.
Auftragsverarbeitungsvertrag mit TOMs, Vereinbarung zur Schweigepflicht nach § 203 StGB und eine vorausgefüllte Vorlage für Ihre Datenschutz-Folgenabschätzung.
Film
Im Film: verpasste Anrufe während der Behandlung, ein Anruf bei Praxis-Empfang, ein Chat am Abend und das Postfach des Praxisteams.
1:03 Minuten · mit Ton · Untertitel im Bild · mit erfundener Beispielpraxis
Der Film zeigt auch einen Anruf. Das Telefon ist in der Beta und startet in Ihrer Praxis erst nach der Freigabe.
Einrichtung
Sie kaufen keine Software, die Sie allein einrichten müssen. Ich komme in Ihre Praxis, bereite alles vor und bleibe Ihr Ansprechpartner.
Öffnungszeiten, Leistungen, Hausbesuche, Preise für Selbstzahler, Anfahrt: Wir tragen sie gemeinsam ein, in rund 30 Minuten.
Eine Zeile Code. Ich baue sie ein oder gebe sie an Ihre Webagentur.
Jede Person meldet sich mit einem Link und einem Zwei-Faktor-Code an.
Auftragsverarbeitungsvertrag, TOMs, Vereinbarung nach § 203 StGB, Vorlage für die Datenschutz-Folgenabschätzung und ein Baustein für Ihre Datenschutzerklärung.
Wir spielen alles mit erfundenen Daten durch, bevor echte Anfragen kommen. Nach 30 Tagen gehen wir den Monatsbericht gemeinsam durch.
Praxis-Empfang ist ein Angebot von Tristan Kennedy aus Berlin-Wilmersdorf. Ich habe es entwickelt und betreue jede Praxis selbst.
Pilotphase
Bewerben Sie sich bis zum 15. Dezember 2026. Die Pilotphase startet mit dem Chat. Das Telefon kommt dazu, sobald es für Ihre Praxis freigegeben ist.
Bewerbung bis 15. Dezember 2026
Die Bewerbungsfrist für die Pilotphase ist abgelaufen. Einen Demo-Termin können Sie trotzdem vereinbaren.
Beispiel für eine Praxis mit bis zu 5 Therapeutinnen und Therapeuten, Chat: im 1. Monat 0 €, im 2. und 3. Monat je 49,50 €, danach 99 € im Monat, netto.
Häufige Fragen
Noch nicht. Heute nimmt Praxis-Empfang die Terminanfrage auf und legt sie Ihrem Team vor. Ihr Team bucht den Termin wie gewohnt in Ihrer Praxissoftware und ruft zurück. In Vorbereitung ist die Buchung erster Termine in Zeiten, die Sie dafür freigeben. Sie kostet dann 100 € im Monat zusätzlich. In Ihre Praxissoftware schreibt Praxis-Empfang auch dann nicht.
Mit jeder, zum Beispiel THEORG oder Optica. Praxis-Empfang braucht keinen Zugang zu Ihrer Praxissoftware. Ihr Team überträgt die Anliegen selbst.
Das Telefon ist in der Beta. Echte Anrufe nimmt Praxis-Empfang in Ihrer Praxis erst an, wenn die Verträge für Sprache und Telefonie in der EU stehen: mit ElevenLabs für die Sprachverarbeitung in der EU ohne Speicherung und mit Twilio für die Verbindung über Irland, ohne Aufnahme. Bis dahin starten Pilotpraxen mit dem Chat und zahlen den Chat-Preis. Ist das Telefon freigegeben, leiten Sie die Anrufe weiter, die Sie nicht annehmen. Ein Datum dafür verspreche ich nicht, bevor die Verträge stehen.
Der Preis richtet sich nach der Zahl Ihrer Therapeutinnen und Therapeuten: für den Chat 99 €, 149 € oder 199 € im Monat, mit Telefon 249 €, 349 € oder 449 €. Alle Preise sind netto. Die Einrichtung kostet einmalig 290 €; für Pilotpraxen entfällt sie. Sie können zum Ende jedes Monats kündigen. Alle Preise
Rund 30 Minuten für Ihre Praxisangaben, die Datenschutz-Folgenabschätzung mit der Vorlage und die Frage nach einer oder einem Datenschutzbeauftragten. Den Chat bindet eine Zeile Code auf Ihrer Website ein; das übernehme ich oder Ihre Webagentur. Sobald das Telefon freigegeben ist, richten Sie die Rufumleitung ein. Pilotpraxen sprechen alle zwei Wochen 20 Minuten mit mir über ihre Erfahrungen.
Die Datenschutz-Folgenabschätzung brauchen Sie: Die Liste der Datenschutzkonferenz, für welche Verarbeitungen sie Pflicht ist, nennt den „Kundensupport mittels künstlicher Intelligenz“ (Nr. 11). Sie bekommen dafür eine Vorlage, in der Beschreibung, Risiken und Maßnahmen schon stehen; Ihre Praxis prüft und bewertet sie. § 38 Abs. 1 Satz 2 BDSG sagt: Wer Verarbeitungen vornimmt, für die eine Folgenabschätzung Pflicht ist, benennt eine Datenschutzbeauftragte oder einen Datenschutzbeauftragten, unabhängig von der Zahl der Beschäftigten. Ob und wie das Ihre Praxis betrifft, klären Sie mit Ihrer oder Ihrem eigenen Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Rechtsberatung. Die Unterlagen dafür bekommen Sie von mir. Mehr zu DSFA und Datenschutzbeauftragten
Praxis-Empfang beurteilt keine Beschwerden und entscheidet nicht, ob ein Notfall vorliegt. Alle bekommen denselben festen Hinweis: bei Lebensgefahr die 112, sonst den ärztlichen Bereitschaftsdienst 116117, in einer seelischen Krise die TelefonSeelsorge. Im Postfach ist ein Anliegen nur aus formalen Gründen fällig: wegen einer Frist, einer kurzfristigen Absage oder weil jemand „so bald wie möglich“ gesagt hat.
Nein. Praxis-Empfang speichert keine Tonaufnahme, nur den Text des Gesprächs. Das sagt auch die Ansage zu Beginn jedes Anrufs, und sie lässt sich nicht überspringen. Die Gesprächstexte löscht Praxis-Empfang nach 14 Tagen; Sie können 0 bis 30 Tage einstellen.
Ich zeige Ihnen den Chat, das Postfach Ihres Teams und die Datenschutz-Unterlagen. Auf Wunsch richte ich die Demo vorher mit den öffentlichen Angaben Ihrer Website ein. In Berlin komme ich gern in Ihre Praxis.
Der Link führt zu Cal.com. Dort wählen Sie einen Termin.
Lieber per E-Mail: hello@tristankennedy.de